こんな人におすすめ
- 効率的に手順書を作成したい方
- 業務の品質向上を目指している方
- 新人教育をスムーズに行いたい方
「業務の均質化を図るため手順書の作成を検討していますが、作成コストや品質のバラツキを考えると費用対効果が出るか不安です。」
「貴社のノウハウを詰め込みながら生成AIを活用し高品質化かつ効率的に手順書・マニュアルの作成を進めましょう！」
はじめに
あなたの職場で「手順書がないためにミスが多発する」、「業務マニュアルが古くて役に立たない」といった悩みを抱えていませんか？業務の効率化を図りたいのに、手順書やマニュアルの作成に時間がかかりすぎて困っている方も多いでしょう。本記事では、生成AIを活用して手順書やマニュアルを作成する方法を紹介し、業務のスムーズな進行をサポートします。生成AIを使えば、誰でも簡単に質の高い業務マニュアルを作成し、組織全体の生産性を向上させることができます。
手順書と業務マニュアルの目的
手順書と業務マニュアルを作成することで３つの目的を達成することができます。
全社員が同じ手順で作業を行うことで、結果の均一化を図ります。
業務品質の向上
繰り返し行う作業を標準化することで、時間を削減します。
作業効率化による時間の大幅な短縮
初めて業務に携わる新人や若手社員でも理解できる内容にすることで、スムーズな引き継ぎを実現します。
新人・若手の育成
手順書と業務マニュアルの作成手順と生成AIの役割
生成AIを活用することで、手順書や業務マニュアルの作成が劇的に簡単になります。以下のステップで、生成AIをどのように活用できるかを説明します。
業務の範囲を決める
生成AIは、業務内容をヒアリングし、その範囲を明確にするための質問リストを自動生成できます。これにより、手順書の内容がブレにくくなります。
目次と構成を作る
生成AIは、与えられた情報から適切な目次と構成案を提案します。これにより、全体の流れが明確になり、一貫性のある手順書を作成できます。
詳細な内容を記載する
生成AIは、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）に基づいた詳細な手順を自動生成します。専門用語はわかりやすく説明するか注釈を入れるように指示できます。
仮運用と改善
生成AIを使って、仮運用の結果を分析し、フィードバックをもとに手順書を改善するための提案を行います。
定期的な更新
生成AIは、業務内容の変更を自動で検知し、手順書やマニュアルの更新を提案します。これにより、常に最新の情報を反映させることができます。
手順書と業務マニュアル作成のポイント
フォーマットを統一する
生成AIは、紙版、デジタル版、動画など、使用するフォーマットを統一するためのテンプレートを提供します。誰でも取り出しやすく扱いやすい形式に整えることができます。
視覚的な要素を取り入れる
生成AIは、図やフローチャート、画像、動画を自動生成し、視覚的に理解しやすい手順書を作成します。
トラブルやイレギュラーを想定する
生成AIは、過去のトラブル事例やイレギュラー対応方法を自動で収集し、手順書に盛り込むことができます。
生成AIが有効な手順書・マニュアル作成ケース
生成AIでのおすすめの使い方として、まずは大枠の業務を洗い出した後、自社の知見も加えた上でタスク別に詳細化する進め方が手戻りが少なく効率的に手順書やマニュアルの作成が可能になります。以下にその具体例を示します。
1. ITサポートデスクのトラブルシューティングマニュアル
ネットワーク障害やソフトウェアの問題解決手順を生成AIで作成します。
プロンプト
ネットワーク障害やソフトウェアの問題解決手順を生成AIで作成してください。
生成AIの回答例
- ネットワーク障害対応
- 接続状態を確認し、障害の有無を判断する。
- ルーターやモデムを再起動する。
- エラーログを確認し、問題の詳細を特定する。
- 解決策を実行し、再度接続を確認する。
- 結果を記録し、報告書を作成する。
2. 飲食店の調理マニュアル
料理のレシピや衛生管理手順を詳細に記載します。
プロンプト
飲食店の新入社員向けに、料理のレシピや衛生管理手順を作成してください。
生成AIの回答例
- 料理のレシピ
・材料と分量リスト
・調理手順
・盛り付けのポイント
- 衛生管理手順
1. 手洗いと消毒の方法
2. 調理器具の消毒方法
3. 食材の保管方法と期限管理
4. 作業場の清掃手順
3. 小売店の在庫管理マニュアル
商品の入荷、棚卸し、返品対応の手順を標準化します。
プロンプト
小売店の在庫管理手順を詳細に記載してください。
生成AIの回答例
- 在庫受け取り
1. 商品の数量と状態を確認する。
2. 在庫システムに商品情報を登録する。 - 棚卸し
1. 棚卸しリストを準備する。
2. 各商品の在庫をカウントし、リストに記入する。
3. 不一致があれば原因を調査し、修正する。 - 返品対応
1. 返品理由を確認し、記録する。
2. 商品を検品し、状態を確認する。
3. 在庫システムから該当商品を削除する
その他生成AIの活用が期待される手順書・マニュアル作成ケース
生成AIの適切な利用により、あらゆる業種・業務のマニュアル作成を効率的に進めることができます。まずは手順書・マニュアル作成目的を明確にした上で、生成AIを活用しながら少しでも前進できるようになっている。
以下は、業種ごとの主なユースケース例です。
医療機関の患者対応マニュアル：
新人看護師向けに、患者対応や処置手順を作成
建設業の安全管理マニュアル：
現場作業の安全手順や、緊急時の対応方法を記載
教育機関の授業運営マニュアル：
授業準備、進行、評価方法を詳細に説明
製造業のメンテナンスマニュアル：
設備の定期点検や修理手順を明確に
ホテルのフロント業務マニュアル：
チェックイン・チェックアウトの手順やクレーム対応方法を記載
物流業の配送手順マニュアル：
荷物の受け取り、仕分け、配送手順を標準化
公共サービスの窓口対応マニュアル：
窓口業務の標準手順やトラブル対応を記載
生成AI活用によるビジネス効果
生成AIの導入は、企業に多大なメリットをもたらします。以下に、その具体的な効果を説明します。
- 時間の大幅な短縮
生成AIを活用することで、手順書やマニュアルの作成にかかる時間を大幅に短縮できます。従来の手動での作成方法に比べ、AIは瞬時に大量の情報を処理し、構造化された文書を生成します。これにより、担当者は他の重要な業務に時間を割くことができます。 - コスト削減
生成AIの導入により、手順書やマニュアル作成にかかる人件費を削減できます。また、更新作業も効率化されるため、常に最新の情報を維持するコストも抑えられます。長期的には、生成AIの導入はROI（投資利益率）の向上に寄与します。 - 品質の向上
生成AIは、大量のデータをもとに一貫した品質の手順書やマニュアルを作成できます。人間のミスを減らし、標準化された文書を提供することで、業務の質を向上させることができます。また、生成AIは最新の情報を常に取り入れることができるため、文書の精度も高まります。 - 引き継ぎ先人材のスムーズな立ち上がり
生成AIが作成する高品質なマニュアルは、新人や若手社員のスムーズなオンボーディングをサポートします。詳細でわかりやすい手順書により、新入社員は短期間で業務を習得し、生産性を上げることができます。これにより、社員の成長を促進し、離職率の低下にもつながります。 - 組織全体の知識共有
生成AIを活用することで、組織内の知識が文書化され、共有されやすくなります。ベテラン社員のノウハウを手順書やマニュアルとして残すことで、属人的な知識を組織全体で共有し、継続的な成長を支援します。
8. 生成AIによるマニュアル作成の注意点
生成AIを活用してマニュアルや手順書を作成する際には、以下の点に注意が必要です。
- 社内情報のセキュリティ管理
- 生成AIを使用する際には、機密情報や個人情報の扱いに注意が必要です。生成AIが外部のサーバーを使用している場合、情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策を徹底しましょう。
- 生成AIを使用する際には、機密情報や個人情報の扱いに注意が必要です。生成AIが外部のサーバーを使用している場合、情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策を徹底しましょう。
- 最終確認と実態に沿った内容の確認
- 生成AIによって作成されたマニュアルや手順書は、最後に必ず人の目で確認し、実際の業務に沿っているかをチェックすることが重要です。現場の意見を取り入れ、必要に応じて修正を行いましょう。
- 定期的な見直しと更新
- 業務内容や手順は時間とともに変化します。生成AIを活用することで、定期的に手順書やマニュアルを見直し、最新の情報を反映させること
生成AIを活用してマニュアルや手順書を作成する際には、以下の点に注意が必要です。
9. SOLVERS LABの支援内容
ソルラボの専門コンサルティングサービスでは、マニュアル作成の要件整理から伴走支援が可能です。生成AIを効果的に活用しながら丁寧にサポートいたします。まずはお気軽にご相談ください。
